【平野友朗】仕事が速い人はどんなメールを書いているのか?効率化の方法とは?

昨今、メール活用の頻度も高くなる一方で、1日あたりのメール受信件数も増えている方も多いのでは無いでしょうか。

今回は、ビジネスにおけるメールコミュニケーションの方法について、平野友朗さんの著書「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」について簡単に紹介をさせて頂きます。是非、ご覧下さい。

ここで書いている内容は、あくまで触りの部分だけになりますので、詳細に関しては実際に本を購入頂き、読み進めて頂ければと思います。


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プロフィール

新入社員のためのビジネスメール術 (1) ビジネスメールは「会社のもの ...

名前:平野友朗(ひらのともあき)

生年月日:1974年

最終学歴:筑波大学・心理学専攻

所属:株式会社 アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人 日本ビジネスメール協会 代表理事

平野友朗さんは、2003年に独立をされてから、メールマナーに関するメディア掲載400件以上、コンサルティング・講演・研修は年間100回以上、自身の著書:24冊、これまで1万通以上のメール添削をおこなっておられます。

要は、ビジネスメールに特化したプロコンサルという事ですね。

読書は年間約300冊も読んでいるそうですが、表紙をしっかり見て考え、まえがき、あとがきを読み本の構成を先に頭に入れ、読む目的を明確にしてから、パラパラとざっと読み進めていくスタイルだそうです。

知識量が増えると読書自体も早くなり、理解力も上がるという事で、とても効率的に読書をされておられますね。

メールの受信頻度は昔に比べ増加している

ビジネスにおいて重要な要素の一つとして、コミュニケーション能力が挙げられます。

コミュニケーションというのは、人当たりの良さや、周囲を惹きつける能力、性格的な明るさ等も関係しますが、これはビジネスというよりも対人関係スキルと言って良いと思います。

ビジネス上で本当に必要なコミュニケーションというのは、仕事の速さ、的確さ、語彙力といったような事です。

単純作業での簡単な連絡事項は誰しも時間はそうは掛からないですが、特に思考を凝らして考え抜いた事を、相手に簡潔、且つ的確に伝える事はとても難しいですよね。

ビジネス上のコミュニケーションとして、会って話す、電話、メールというように様々な方法があります。

その中でも、極めて難しい事は「メール」を使ったコミュニケーションです。

今回の「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」という著書は、ビジネスメールの様々な疑問点を解決出来る、とても良い内容となっております。

次項から、簡単に要約をした内容について説明をさせて頂きます。


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メールコミュニケーション

メール文書は、皆さん感じられる事もあるかと思いますが、重要な内容ほど長文になってしうケースが多いと思います。

相手に対して誤解を与えない為にも、長文メールを打ってしまう事で、逆に相手の立場になると長文過ぎて読む気を失わせている可能性もあります。

逆に端的に伝えてしまうと、それこそ誤解の原因となり、結局、後々のトラブルに発展し更に非効率にもなりかねません。

では、それを防ぐためには何をメールに書いていけば良いのでしょうか。

6W1Hは必須要素

特にビジネスメールにおいて必要な内容については以下となります。

これは基礎中の基礎であり、今更と思うかもしれませんが、当たり前のようにメールを返信してしまう中だと、忘れがちな事だと思います。

全てのメールに書く必要は正直無いと思いますが、重要なメールほどこれは意識をして
文書作成した方が良いですね。

Who:誰が
Whom:誰に
What:何を
When:いつ
Where:どこで
Why:何故
How:どのように

7つの要素

メール文書を作成する中で、時間を掛ける箇所に集中するために、その他の部分は定型文にしてしまいます。

また、要旨を先に書いて簡潔にまとめる事により、相手が受ける印象や、メールを読み進めていく上での構えが出来る為、当たり前の事なのですが、中々、日常的に実践するのは難しい事でもありますよね。

宛名(定型)
挨拶(定型)
名乗り(定型)
要旨(特に重要)
詳細(重要)
結び(定型)
署名(定型)

目的を考える

メールを打つ際には、明確に目的を相手に伝える事が重要です。

例えば、「アポイント」「スケジュール」「進捗報告」「相談」「資料送付」といった内容です。

目的は常に意識して、伝えたい情報以外の無駄を排除する事で、より読みやすい文章へと変わっていきます。

事前にメール構成を考えた上で書き進める事で、後で修正する手間も省けるため良いですね。

ビジュアルに拘る

内容の前に見た目が重要です。

改行、1行の文字数についても意識して、相手が読みやすいであろう文書を作成する事が重要です。

確実に返信を貰う

相手から長文メールが来ると、読み手は返事に時間が掛かるものです。

そのため、忙しい人であればあるほど、時間が取れないが故に優先順位を下げられ後回しにされてしまうケースが往々にしてあります。

適切に気を遣いながら返信して貰いやすい文書を書き、変に結論を後回しにしてもったいぶった書き方をしない事が重要です。

件名に【相談】【報告】等、メール本文は何を書いているのかをまず明確にする事も一つのテクニックです。

歯切れ良く、結論を分かりやすくする事により、相手側の初動を早くして貰う内容にする必要があります。

著書の紹介

本記事で要約した内容は、正直、ビジネス上で長年経験を積めば当たり前の事でもありますが、本気で仕事を速くしたいと言う方は、著書をしっかり読んで頂く事をお勧めします。

是非、ご検討を頂ければと思います。

まとめ

ビジネススキルについては、本当に色んな失敗を繰り返して成長していくものです。

初めから完璧な人は居ませんし、今凄いと思うビジネスパーソンが居たとしても、その方が初めからその考えで取り組んでいた訳では決して無いです。

能動的に学び、学びから得られた事を実践していく事で、人は鍛えられていくという事なのだと思います。


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